Der grundlegende Leitfaden für Compliance-Management-Systeme

Im Jahr 2021 erlebte die Welt eines der schlimmsten Jahre in Bezug auf Cyberangriffe, denn Angriffe stiegen und mehrere Vorfälle die Unternehmen mit hohem Bekanntheitsgrad lahmgelegt haben. Trotz der wachsenden Bedrohung sind viele Unternehmen völlig unvorbereitet auf einen Angriff: 50 % der kleinen Unternehmen Berichterstattung dass sie keinen Cybersicherheitsplan haben. Dies macht sowohl Unternehmen als auch ihre Kunden anfällig für die potenziell katastrophalen Folgen einer Datenschutzverletzung und gefährdet die Sicherheit von Einzelpersonen und Unternehmen.

Diese Gefahr hat Regierungen auf der ganzen Welt beunruhigt und die Einführung von Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften in Gang gesetzt, die Unternehmen zum Schutz ihrer Nutzer und Kunden einhalten müssen. Die Strafen für die Nichteinhaltung dieser Vorschriften sind extrem hoch und reichen von Geldbußen in Höhe von mehreren Millionen Dollar an öffentliche Schuldeingeständnisse die Folgendes verursachen können schwerer Schaden für den Ruf Ihrer Organisation und zerstören das Vertrauen Ihrer Kunden.

Neben der Vermeidung von Strafen kann die Einhaltung der Vorschriften auch aus geschäftlicher Sicht von großem Nutzen sein. Die Einhaltung der Vorschriften beweist Ihren Kunden, dass Sie ihr Vertrauen verdient haben und ihre Interessen an erster Stelle stehen.

Die Umsetzung von Strategien für das Compliance-Management kann dazu beitragen, dass alle Ihre Produkte und Dienstleistungen den geltenden Vorschriften entsprechen, hohe Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften vermieden werden und der potenzielle Schaden von Cyberangriffen gemindert wird, wodurch die allgemeine Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens gegenüber Cyberbedrohungen verbessert wird. Dieser Leitfaden richtet sich an Sicherheitsexperten, die ihre Cybersicherheitsprozesse überarbeiten möchten, unabhängig davon, ob Sie neu im Bereich Compliance sind oder Ihre Verfahren auffrischen wollen.

In diesem Dokument erfahren Sie alles, was Sie über das Compliance Management wissen müssen, einschließlich:

• Was ist ein Compliance-Management-System?
• Terminologie des Compliance-Managements, die Sie kennen müssen
• Was sind die drei Schlüsselelemente eines Compliance-Management-Systems?
• 4 Vorteile eines Compliance-Management-Systems für Ihr Unternehmen
• Tipps für die Erstellung Ihres Compliance-Management-Plans
• Ressourcen für das Compliance Management
• Starten Sie Ihr PCI-Konformitätsprogramm
• Verbessern Sie Ihr Compliance Management mit CybeReady

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre Compliance verbessern und unangenehme Zwischenfälle vermeiden können.

Was ist ein Compliance-Management-System?

Ein Compliance-Management-System (CMS) ist ein System, das alle Richtlinien, Prozesse, Verfahren, Überwachungs- und Prüfprogramme umfasst, die die Einhaltung der Vorschriften oder die Prüfung der Einhaltung betreffen. So erhalten Sie eine klare und strukturierte Strategie, die die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen erleichtert. Die Implementierung eines CMS kann Ihnen dabei helfen, einen klaren Überblick über die Compliance-Verantwortlichkeiten Ihres Unternehmens zu erhalten und sicherzustellen, dass alle Anforderungen durch den Geschäftsprozess abgedeckt werden.

Das System ermöglicht es Ihnen dann, alle Vorgänge zu überprüfen, um zu bestätigen, dass die Anforderungen erfüllt sind. Wenn sich bei der abschließenden Überprüfung herausstellt, dass es Bereiche gibt, die möglicherweise nicht konform sind, können Sie so schnell wie möglich Abhilfemaßnahmen ergreifen oder Verfahren aktualisieren. Häufige Überprüfungen und ein gründlicher Audit-Prozess ermöglichen es Ihnen, potenzielle Risiken für die Einhaltung von Vorschriften oder die Sicherheit leicht zu erkennen und zu beseitigen.

Terminologie des Compliance-Managements, die Sie kennen müssen

Bevor Sie mit Ihrem Compliance-Management beginnen, sollten Sie einige Begriffe kennen:

• Audit: eine unabhängige Überprüfung Ihrer Aufzeichnungen, Aktivitäten und Ihres Systems, um Ihre Sicherheit zu bewerten unddie Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten oder Änderungen und Verbesserungen zu empfehlen.
• Attestierung: dokumentierter, formeller Nachweis, der den Sicherheitsstatus Ihrer Organisation bestätigt.
• Benchmarking: eine Managementstrategie, bei der die Unternehmensleitung Produktivitäts- oder Sicherheitsziele auf der Grundlage der besten Industriepraktiken festlegt und dann das Qualitätsniveau als Bewertungsreferenz verwendet, indem es mit den Idealen der Industrie verglichen wird.
• Bestechung: Geschenke, Geld oder andere Anreize, die verwendet werden, um jemanden (z. B. einen Prüfer oder Vorgesetzten) dazu zu bewegen, in Ihrem Interesse zu handeln.
• Chief Privacy Officer: die Führungskraft, die für das Management von Risiken oder Bedrohungen im Zusammenhang mit Datenschutzgesetzen und -vorschriften verantwortlich ist.
• Chief Risk Officer: die Führungskraft des Unternehmens, die für die Identifizierung, Analyse und Abschwächung externer und interner Risiken verantwortlich ist.
• Verhaltenskodex: ein spezifischer Satz von Richtlinien, Grundsätzen und Erwartungen, die die Mitarbeiter befolgen müssen.
• Compliance: die Bedingungen oder Prozesse, die mit bestimmten Anforderungen übereinstimmen müssen, einschließlich der Maßnahmen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die Organisation die Branchen- oder Regierungsvorschriften einhält.
• Corporate Governance: der Prozess der Beaufsichtigung von Cybersicherheitsteams, die für die Vermeidung von Geschäfts- und Sicherheitsrisiken verantwortlich sind.
• Cybersicherheit: die Software,Schulungenoder Lösungen, die zum Schutz Ihres Unternehmens vor kriminellen oder unbefugten Datenzugriffen eingesetzt werden, oder der Zustand, vor solchen Angriffen geschützt zu sein.
• Ethik: die Regeln und Umgangsformen, die bei der Nutzung eines Computersystems befolgt werden müssen, um gutes und moralisches Verhalten zu gewährleisten.
• Betrug: unrechtmäßige oder kriminelle Täuschung, wie z. B.Phishingmit dem Ziel, dem Angreifer einen finanziellen oder persönlichen Vorteil zu verschaffen.
• Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR): ein offizieller Rechtsrahmen, der die Anforderungen an denDatenschutz die für Organisationen gelten, die personenbezogene Daten von Personen mit EU-Bürgerschaft sammeln und verarbeiten.
• Governance: der Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass die Cybersicherheitsprogramme und -modelle Ihres Unternehmens mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und den gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen.
• Governance, Risk, and Compliance (GRC): eine Methode, um die IT-Ziele mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften zu erreichen und Cyberrisiken zu minimieren.
• Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA): Ein Bundesgesetz, das von Finanzinstituten Transparenz und Offenlegung der Datennutzung verlangt und den Kunden die Möglichkeit gibt, die Weitergabe ihrer Daten an Dritte abzulehnen und den Datenschutz zu gewährleisten.
• Integrität: Erhaltung der Daten und Informationen in Ihrem System, um sicherzustellen, dass sie nicht von Unbefugten geändert oder gelöscht werden.
• RansomwareEine Form von Malware, die den Zugang zu Ihrem Computersystem oder Ihren Daten blockiert. Die Dateien werden verschlüsselt, so dass die Angreifer die Daten stehlen oder ein Lösegeld verlangen können, um sie in ihren ursprünglichen Zustand zurückzuversetzen.
• Risikobewertung: Ein Prozess, der Unternehmen dabei hilft, ihre wichtigsten Geschäftsziele und die zu ihrer Erreichung erforderlichen IT-Ressourcen sowie die Cyberangriffe, die diesen Zielen im Wege stehen, zu beschreiben.
• Transparenz: Im Zusammenhang mit der Cybersicherheit bezieht sich dies im Allgemeinen auf die Transparenz darüber, welche Benutzerdaten Sie sammeln, wie sie verwendet und wie sie gespeichert werden, sowie auf die von der Organisation verwendeten Sicherheitsmaßnahmen und ihre Strategie zur Reaktion auf Vorfälle.
• Belästigung am Arbeitsplatz: wiederholtes und unangemessenes Verhalten, das sich im Allgemeinen gegen eine Person richtet. Dies kann durch Online-Interaktion wie E-Mail oder persönlich geschehen und gefährdet im Allgemeinen die Gesundheit und Sicherheit des Opfers.

Sie können diese Begriffe auch weiterhin verwenden, wenn Sie Ihre Compliance-Management-Strategien entwerfen, aufbauen und umsetzen.

Was sind die drei Schlüsselelemente eines Compliance-Management-Systems?

Obwohl ein Compliance-Management-System aus vielen Elementen besteht, kann es in drei zentrale Säulen unterteilt werden, die sich wie folgt zusammensetzen

1. Aufsicht durch das Direktorium

Die Führungskräfte Ihres Unternehmens tragen eine große Verantwortung, aber die Einhaltung der Vorschriften muss immer Priorität haben. Ein Compliance-System, das im gesamten Unternehmen von oben nach unten umgesetzt wird, kann dazu beitragen, die Bedeutung der Compliance für die übrigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu verdeutlichen. Darüber hinaus kann die Geschäftsleitung das nötige Fachwissen und die Erfahrung einbringen, um Ihre Compliance-Bemühungen zu verfeinern und Ihr Unternehmen bei der Erreichung seiner langfristigen Compliance-Ziele zu unterstützen.

Die Unternehmensleitung sollte eine klare Vorstellung von den Erwartungen an die Einhaltung der Vorschriften haben und diese den Mitarbeitern und Drittanbietern oder Auftragnehmern durch Kommunikation und Schulungen deutlich vermitteln.. Diese Initiativen werden häufig von einem Compliance-Beauftragten oder Chief Compliance Officer geleitet und beaufsichtigt. Das Managementteam wird ständig über den Stand der Einhaltung der Vorschriften informiert und erhält Berichte über alle Compliance-Probleme, die taktische oder strategische Änderungen erfordern.

2. Programm zur Einhaltung der Vorschriften

Die Einhaltung der Vorschriften ist ein kontinuierlicher Prozess, und es ist unerlässlich, eine Liste von Leitlinien zu erstellen, um die Einhaltung der Vorschriften langfristig zu gewährleisten. Ein Compliance-Programm bildet das Rückgrat Ihres Compliance-Management-Systems und ist das Zentrum, in dem alle Compliance-Kontrollen und -Gegenmaßnahmen geplant, konzipiert und umgesetzt werden. Die meisten dieser Programme umfassen Dokumente mit Richtlinien, internen Kontrollen, Compliance-Standards und Prozessen, die von den Führungskräften gepflegt werden und den Mitarbeitern als Referenz für ihre Arbeit dienen.

Das für dieses Programm zuständige Team kann auch anderen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen und wird die Arbeitsabläufe und die Kommunikation überwachen, um sicherzustellen, dass diese Maßnahmen umgesetzt werden. Das Team erhält regelmäßige und konsistente Berichte und ist auch für die Durchführung von Schulungsprogrammen für Mitarbeiter verantwortlich, die für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich sind. Regelmäßige Schulungen helfen Ihren Mitarbeitern nicht nur, mit den sich entwickelnden gesetzlichen Vorschriften Schritt zu halten, sondern verbessern auch die allgemeine Sicherheit Ihres Unternehmens, indem sie die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter zu einem zusätzlichen Schutz.

3. Konformitätsprüfung

Prüfungen der Einhaltung von Vorschriften sind ein wesentlicher Bestandteil fast jeder Branche. Bei Audits wird von unabhängiger Seite überprüft, ob Ihr Unternehmen sowohl die internen Richtlinien als auch die gesetzlichen Vorschriften einhält. Anschließend wird ein Bericht erstellt, der den Führungskräften die Informationen liefert, die sie benötigen, um die Einhaltung der Vorschriften aufrechtzuerhalten und die Risiken für die Einhaltung der Vorschriften zu erkennen und zu mindern. Während des Audits wird die externe Partei (Prüfer) Ihre Systeme unvoreingenommen untersuchen und bewerten.

Die konsequente Einhaltung der Vorschriften wird im Laufe der Zeit immer schwieriger, so dass die Beurteilung durch einen unparteiischen Experten eine wertvolle Gelegenheit für Verbesserungen darstellt. Viele Unternehmen erleben Prüfungen als stressig, Wenn Sie sich auf die Prüfung vorbereiten (z. B. indem Sie sich mit den Compliance-Anforderungen vertraut machen und Ihre Unterlagen und Berichte in Ordnung halten), können Sie den Prozess straffen und Ihrem Prüfer helfen, die benötigten Informationen schnell zu finden.

Eine weitere hilfreiche Vorbereitungsmethode ist die Durchführung kontinuierlicher interner Audits, die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften und Risikobewertungen zwischen den externen Audits. Auf diese Weise können Sie die Bemühungen Ihres Unternehmens um die Einhaltung der Vorschriften in Echtzeit überwachen und leicht Bereiche mit Verbesserungsbedarf finden.

4 Vorteile eines Compliance-Management-Systems für Ihr Unternehmen

Die Einführung eines Compliance-Management-Systems hilft Ihnen nicht nur dabei, die Einhaltung der Vorschriften über einen längeren Zeitraum hinweg zu gewährleisten, sondern bietet auch zahlreiche weitere Vorteile, darunter:

1. Erhöhte Sichtbarkeit der Marke

Um den Ruf Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten,müssen Sie in der Lage sein, Ihren Kunden zu beweisen, dass Sie sich für den Aufbau eines nachhaltigen Markenimages einsetzen. Eines der ersten Dinge, nach denen die Nutzer Ausschau halten, ist ein Engagement für ihre Sicherheit sowie nachgewiesene Verantwortung und Vertrauenswürdigkeit. Durch die Implementierung von Compliance-Management-Software (CMS) beweisen Sie Ihr Engagement für die Sicherheit der Benutzer und statten Ihr Unternehmen mit diesen Eigenschaften aus. Wenn Sie der Einhaltung von Vorschriften Priorität einräumen, wird es einfacher, Kunden zu gewinnen und zu binden, und potenzielle Mitarbeiter werden sich für eine Zusammenarbeit mit Ihnen interessieren, wodurch Ihre Gesamtleistung und Produktivität steigt.

2. Geringere Risiken

Die Nichteinhaltung von Vorschriften birgt eine Vielzahl von potenziell katastrophalen Risiken in sich. Unternehmen können sich in Gerichtsverfahren verwickelt sehen, die oft zu hohen Geldstrafen für die zuständigen Behörden und zu Auszahlungen an die Nutzer führen, deren Daten verletzt wurden. Neben den Kosten, die ein Rechtsstreit mit sich bringt, können auch die Kosten des Prozesses sehr belastend sein, zumal sich diese Prozesse oft über einen langen Zeitraum hinziehen. Dieses Geld könnte besser in das Unternehmenswachstum investiert werden, und große Verluste können Ihr Unternehmen auf lange Sicht lähmen.

Darüber hinaus steigt das Risiko von Cyberangriffen mit der Nichteinhaltung von Vorschriften, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Ihr Unternehmen Opfer von Datenschutzverletzungen wird, Ransomwareund Phishing-Betrügereien, die auch Ihr Unternehmen eine beträchtliche Summe kosten und den Betrieb verzögern können, was die Produktivität verringert. Mit einem Compliance-Management-System können Sie die Zahl der Verstöße gegen die Vorschriften rasch verringern. Die durch die Echtzeitüberwachung gewonnenen Daten können Ihnen auch dabei helfen, Ihre Arbeitsabläufe anzupassen, eine höhere Effizienz zu erreichen und langwierige und kostspielige Gerichtsverfahren zu vermeiden.

3. Gesunkene Kosten

Investitionen in das Compliance-Management tragen nicht nur dazu bei, die rechtlichen Kosten der Nichteinhaltung von Vorschriften zu senken, sondern sie rentieren sich auch durch die Senkung der Betriebskosten. Auch wenn sich die anfängliche Investition zunächst teuer anfühlen mag, so lohnt sie sich doch, sobald Sie beginnen, die Vorteile zu ernten. Durch die Integration des Systems in Ihren Arbeitsablauf wird die Einhaltung der Normen zu einer schnellen und einfachen Aufgabe, die weniger kostspielige Personalressourcen erfordert.

Sie können Ihr Compliance-System auch automatisieren, um das Risiko menschlicher Fehler, die zu Versäumnissen führen, zu verringern. Durch die gründliche Schulung Ihrer Mitarbeiter entfällt die Notwendigkeit, zusätzliches Fachpersonal einzustellen, so dass Sie die Ressourcen, die Sie für neues Personal ausgegeben hätten, in neue Projekte investieren können.

4. Verbesserte Effizienz

Durch die Umsetzung der richtigen Strategien oder den Einsatz von Software für das Compliance-Management können alle Ihre Datenkomponenten an einem einzigen, zentralen Ort zusammengefasst werden, so dass Sie die Einhaltung der Vorschriften problemlos verfolgen und verwalten können. Alle Ressourcen an einem einzigen Ort zu haben, garantiert auch die Einheitlichkeit der Informationen, die Sie weitergeben und abrufen. Es verbessert auch die Harmonie zwischen den Abteilungen, da es sicherstellt, dass alle Informationen leicht zu verfolgen und allgemein anerkannt sind, was die Effizienz erhöht und Zeitverluste durch unorganisierte Daten verhindert.

Tipps für die Erstellung Ihres Compliance-Management-Plans

Sie sind sich nicht sicher, wo Sie mit der Entwicklung Ihres Plans für das Compliance-Management beginnen sollen? Befolgen Sie einfach diese einfachen Tipps [die x Prinzipien der US-Compliance-Systeme verbinden] für einen schnellen und einfachen Entwicklungsprozess:

Schaffung einer Programmaufsicht

Bevor Sie mit dem Aufbau Ihres Compliance-Programms beginnen, müssen Sie sich einen klaren Überblick über den Zustand Ihres Unternehmens verschaffen. Dazu gehört auch, dass Sie relevante Parteien wie Stakeholder, interne Fachleute und Behörden mit ins Boot holen, um sicherzustellen, dass Sie von Anfang an die Unterstützung Ihrer Führungsebene haben. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie auch damit beginnen, die Mitarbeiter mit Schulung damit sie und die zuständigen Führungskräfte verstehen, wie wichtig die Einhaltung der Vorschriften ist, und um sicherzustellen, dass alle Programmteilnehmer auf derselben Seite stehen.

Die Zusammenarbeit mit hochrangigen Interessenvertretern kann dazu führen, dass Ihre Ziele für das Compliance-Programm voneinander abweichen, aber um den Erfolg zu gewährleisten, müssen Sie die Informationen und Schulungen bereitstellen, die erforderlich sind, um die Ziele aller Beteiligten in Einklang zu bringen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch einen Ausschuss oder eine Person ernennen, die das Compliance-Programm von Anfang bis Ende überwacht.

Ihr Compliance-Beauftragter muss kein leitender Angestellter sein, sondern kann jeder in Ihrem Unternehmen sein, der in der Lage ist, das Projekt zu verwalten. Unabhängig davon, wer Ihr Compliance-Beauftragter ist, sollte er über eine klare Weisungsbefugnis für alle Teams verfügen und das letzte Wort bei allen Compliance-Projekten haben. Ohne eine klare Führung und eine eindeutige Übersicht über Ihre Ziele von Anfang an ist es fast unmöglich, ein wirksames Compliance-Management-System aufzubauen.

Einsatz von Technologie zur Verbesserung der Sichtbarkeit und der Teamausrichtung

Um die Arbeit Ihres neuen Compliance-Chefs und seines Teams zu vereinfachen, können Sie Tools oder Software von Drittanbietern einsetzen, die bestimmte Aspekte des Compliance-Prozesses übernehmen. Die von Ihnen eingesetzte Software hängt zwar von Ihrem Unternehmen und den individuellen Bedürfnissen und Compliance-Anforderungen der Branche ab, aber die breite eine Reihe von Lösungen zur Auswahl macht es Ihnen leicht, die für Sie geeignete Option zu finden. Der Einsatz von Tools ist besonders wichtig, wenn Ihre Branche komplexe Anforderungen oder sich häufig ändernde Vorschriften hat, aber die richtigen Tools können für jede Branche von Vorteil sein. Softwarelösungen schützen Ihren Compliance-Prozess vor menschlichen Fehlern und anderen Risiken.

Mit Hilfe einer digitalen Lösung kann Ihr Team mit der Automatisierung beginnen bestimmte Aspekte des Compliance-Prozesses, wie z. B. die Erstellung von Berichten, die Überwachung und Kontrolle und sogar die Risikoanalyse. Digitale Lösungen tragen dazu bei, dass Ihr Unternehmen stets bereit und in der Lage ist, aktuelle Daten, Berichte und Dokumente zu verwalten. Dadurch bleibt der Konformitätsprozess nachvollziehbar und transparent – Fehler lassen sich so leicht nachverfolgen und der Auditprozess wird beschleunigt.

Neben Tools zur Automatisierung des Prozesses selbst können Sie auch Tools zur Automatisierung peripherer Aufgaben wie der Mitarbeiterschulung einsetzen, um sicherzustellen, dass der Prozess von Anfang bis Ende so schnell und nahtlos wie möglich abläuft.

Kommunikation des Plans und Durchführung von Schulungen

Kommunikation ist nicht nur zu Beginn des Compliance-Prozesses entscheidend für den Erfolg; Die Aufrechterhaltung einer klaren und konsistenten Kommunikation ist einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts. Von Anfang an müssen alle Teilnehmer die Ziele, Motive und Vorteile des Programms verstehen, damit Ihre Mitarbeiter begreifen, dass Vorschriften nicht einfach nur eine weitere willkürliche Reihe von Regeln sind, die sie befolgen müssen, sondern ein wichtiger Bestandteil des Erfolgs Ihres Unternehmens. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern helfen, die Gründe für die Einhaltung der Vorschriften zu verstehen, und Ihre Erwartungen realistisch und klar formulieren, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Mitarbeiter auf allen Ebenen und in allen Abteilungen auf Ihrer Seite haben.

Dennoch kann es eine Herausforderung sein, eine kontinuierliche Kommunikation und Schulung aufrechtzuerhalten, insbesondere da sich die Vorschriften ständig ändern. Planung von regelmäßig aktualisierten und engagieren Schulungsprogramme tragen dazu bei, dass sich Ihre Mitarbeiter für den Erfolg des Programms einsetzen. Durch den Einsatz von Schulungsmanagement-Software kann Ihr Unternehmen Zeit und Geld sparen, da Sie alle Vorteile einer konsistenten Schulung nutzen können, ohne dass die Kosten für persönliche Workshops und Seminare anfallen.

Konto für routinemäßige Wartung

Die Wartung ist ein wesentlicher Bestandteil der Instandhaltung eines jeden Geräts oder Systems. Wie jedes Ihrer anderen Instrumente wird auch Ihre Strategie für das Compliance-Management höchstwahrscheinlich regelmäßig überarbeitet werden müssen. Einige der Gründe, warum Sie Ihr System möglicherweise neu bewerten müssen, sind:

• Mit den aktuellen, sich weiterentwickelnden Standards Schritt halten
• Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Anforderungen und Ziele des Systems verstehen
• Überprüfung, ob Ihr derzeitiges Compliance-System mit Ihren Geschäftsfunktionen und -zielen übereinstimmt
• Überprüfung von Prozessen und Abläufen und Aktualisierung, wenn nötig
• Aufspüren, Lokalisieren und Aufzeichnen von Verstößen, wo und wann immer sie auftreten

Diese Aufgaben können einem Compliance-Manager übertragen werden, der dafür sorgt, dass diese Prozesse routinemäßig ablaufen und dass Ihr System und alle dazugehörigen Instrumente regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Einführung eines Überwachungs- und Auditsystems

Wartung ist wichtig, aber ohne ein wirksames Überwachungs- und Auditsystem ist es nahezu unmöglich zu wissen, wann eine Wartung durchgeführt werden muss. Damit Ihr System erfolgreich ist, müssen Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter, Software und Lösungen überwachen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen, sondern auch interne Audits durchführen und Ihre Richtlinien regelmäßig aktualisieren, um die Einhaltung der sich ändernden Vorschriften zu gewährleisten.

Die Überwachung ist kein bequemer zusätzlicher Schritt – sie ist entscheidend für die Zukunftssicherheit Ihres Programms und stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Ihre Software trotz der sich häufig ändernden Vorschriften weiterhin konform sind. Diese internen Audits sollten mindestens einmal jährlich stattfinden, und die Organisationen sollten die Vorschriften als einen organischen und dynamischen Rahmen betrachten, der sich jederzeit ändern kann. Obwohl dies überwältigend erscheint, automatisieren Lösungen von Drittanbietern, wie z. B. Überwachungssoftware, diese Aufgabe und geben Ihrem Team die Möglichkeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Auf die Überwachung sollten Überprüfungen folgen, sowohl bei Ihren Mitarbeitern als auch bei Ihren Richtlinien, um sicherzustellen, dass beides noch aktuell ist.

Konsequente Disziplin durchsetzen

Um die Einhaltung der Leitlinien zu gewährleisten, müssen sie durchgesetzt werden. Wenn bei Fehlern keine Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, wird das gesamte System seinen Zweck nicht erfüllen. Die Rechenschaftspflicht muss während des gesamten Lebenszyklus in das Programm integriert werden, und Ihre Richtlinien und Protokolle müssen klare Disziplinarrichtlinien enthalten, die aktiv durchgesetzt werden.

Darüber hinaus müssen Sie Dokumentieren Sie die Schulung Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften, um nachzuweisen, dass sie Zugang zu allen Ressourcen und Schulungen hatten, die sie benötigten, um Ihre Erwartungen zu erfüllen, und dass es allein in ihrer Verantwortung lag, dies nicht zu tun. Sie können Schulungssoftware oder andere Lösungen verwenden, um den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie mit dem von Ihnen festgelegten Lehrplan Schritt halten. Sobald die Mitarbeiter erkennen, dass die Richtlinien aktiv durchgesetzt werden, werden sie sich voll und ganz dafür einsetzen, die Ziele zu erreichen und ihre Pflichten zu erfüllen.

Ergreifen Sie bei Bedarf Korrekturmaßnahmen

Einer der wichtigsten Schritte zur Compliance ist gleichzeitig auch der offensichtlichste: Maßnahmen zu ergreifen. Alle Daten und Informationen, die Sie in den oben genannten Schritten sammeln, haben keinen Zweck, wenn Sie sie nicht in Maßnahmen umsetzen, die die Compliance Ihres Unternehmens verbessern. Beispielsweise können die Informationen, die Sie bei der Überwachung und Prüfung sammeln, dazu verwendet werden, Bereiche zu reparieren, die nicht den Vorschriften entsprechen, Bereiche zu verbessern, die den Vorschriften entsprechen, oder Bereiche zu verbessern, die den aktuellen Vorschriften nicht genügen.

Dies gilt auch für die Mitarbeiterschulung. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Mitarbeitern Zugang zu den Informationen und Ressourcen zu bieten, die sie benötigen. Genauso wichtig ist es jedoch, sicherzustellen, dass sie diese Informationen auch umsetzen. Mitarbeiter aus allen Abteilungen spielen eine Schlüsselrolle im gesamten Cybersicherheitsprofil Ihres Unternehmens. Durch die Umsetzung der von Ihnen bereitgestellten Informationen können sie als zusätzliche Sicherheitsebene dienen und Compliance-Probleme bei der Nutzung Ihres Systems schnell erkennen.

Ressourcen für Compliance-Management

Nutzen Sie zu Beginn Ihrer Compliance-Management-Reise die folgenden Ressourcen. In jedem werden einige der wichtigsten Tools und Tipps hervorgehoben, die Sie benötigen, um Ihr System so effizient wie möglich zu gestalten.

Top 8 Compliance-Systemmanagementlösungen für 2023

Da Compliance immer wichtiger wird, ist die Anzahl der verfügbaren Lösungen zur Rationalisierung und Vereinfachung des Compliance-Prozesses exponentiell gestiegen. Obwohl jedes Unternehmen und jede Branche einzigartig ist und ihre eigenen Bedürfnisse und Anforderungen hat, müssen Sie einige Dinge wissen, bevor Sie mit der Suche nach der besten Lösung für Sie beginnen

• Was Compliance-Management-Lösungen für Ihr Unternehmen leisten
• Die Vorteile der Implementierung einer Compliance-Management-Lösung
• So wählen Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen aus
• Die besten Lösungen, die derzeit auf dem Markt sind

Wir haben Ihnen einen Vorsprung bei diesem Prozess verschafft, indem wir alle oben genannten Informationen sowie einige der besten Compliance-Management-Lösungen für 2023 zusammengestellt haben.

6 übersehene Tipps zur Automatisierung der Compliance-Überwachung

Die Compliance-Überwachung ist ein komplexer Prozess, an dem viele Personen und Tools beteiligt sind, die jeweils eine entscheidende Rolle im Prozess spielen. Bei einer so großen Vielfalt an beweglichen Teilen kann es schwierig sein, den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Compliance-Strategie zu behalten, weshalb eine Überwachung unerlässlich ist. Aber die ständige Überwachung des Betriebs ist ein gewaltiges Unterfangen. Hier ist also, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen:

• Warum eine ständige Überwachung unerlässlich ist
• Wie Sie den Überwachungsprozess automatisieren können
• Die Vorteile der Automatisierung
• Übersehene Best Practices, die die Automatisierung zum Kinderspiel machen

You can learn all that and more by checking out our X Overlooked Tips to Automate Compliance Monitoring article.

Die Prinzipien der US-amerikanischen Compliance-Systeme

Weltweit gibt es eine Vielzahl von Compliance-Systemen, von denen jedes seine eigenen spezifischen Vorschriften verwendet und von einer eigenen Aufsichtsbehörde verwaltet wird, wie beispielsweise der DSGVO in der EU. Da die Compliance-Systeme weltweit unterschiedlich sind und einige sogar städtespezifisch sind, kann es schwierig sein, den Überblick über alle Vorschriften zu behalten. In den USA müssen Sie sich beispielsweise Folgendes fragen:

• Welche Compliance-Anforderungen werden von meiner Branche erwartet?
• Welche Regelungen gelten für welche Bereiche?
• Welche rechtlichen Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung?
• Was sind die Grundprinzipien der Compliance?

Start your US compliance journey with all this and more in our article on The X Principles of US Compliance Systems.

Starten Sie Ihr PCI-Compliance-Programm

In diesem Leitfaden haben wir allgemeine Compliance-Konzepte behandelt, einschließlich Compliance-Management-Systeme, was sie sind, warum sie wichtig sind und wie Sie sie implementieren können. Wir haben auch besprochen, wie Sie Compliance erreichen können, indem Sie mithilfe automatisierter Tools und Mitarbeiterschulungen eine Compliance-Strategie entwickeln. Nachdem Sie nun bereit sind, mit der Einführung Ihres eigenen Compliance-Management-Programms zu beginnen, vergessen Sie nicht die folgenden wichtigen Tipps und Best Practices:

• Bleiben Sie über die neuesten Compliance-Standards und -Praktiken auf dem Laufenden
• Führen Sie Scans und Audits so früh und oft wie möglich durch
• Bewahren Sie alle sensiblen Daten sicher und verschlüsselt auf
• Segmentieren Sie Ihr Netzwerk, um Abschnitte vor Sicherheitsverletzungen zu schützen und Kosten zu senken
• Sorgen Sie für die Datensicherheit – auch während der Datenübertragung
• Bereiten Sie sich gründlich auf Audits und Beurteilungen vor
• Halten Sie regelmäßige Schulungen und Schulungen für Ihre Mitarbeiter ab
• Only collaborate with third parties who maintain equally high compliance standards
• Verstehen Sie den Umfang Ihrer Umgebung und Ihrer Ressourcen
• Führen Sie regelmäßige und umfassende Penetrationstests durch
• Beheben Sie Verstöße oder Sicherheitslücken so schnell wie möglich
• Restrict access to sensitive information

Verbessern Sie Ihr Compliance-Management mit CybeReady

Compliance ist ein weites und vielfältiges Feld, und es gibt viele Techniken, Lösungen und Praktiken, die Sie implementieren können, um eine effektive Anwendung sicherzustellen, aber eine zentrale Säule ist unerlässlich, und das ist Bildung. Die Einbeziehung aller Ihrer Mitarbeiter in Ihre Compliance-Strategie ist ein entscheidender Schlüssel zum Erfolg. Und nur wenn Sie sie durch Schulungen befähigen, können Ihre Mitarbeiter eine aktive Rolle übernehmen und sich für die Compliance-Strategie und die allgemeine Cybersicherheitsposition Ihres Unternehmens interessieren. Durch die Cyberschulung erhalten Mitarbeiter auf allen Ebenen und in allen Abteilungen die Werkzeuge, die sie benötigen, um Compliance-Verstöße schnell zu lokalisieren und abzuschwächen. So wird das Risiko einer vollständigen Nicht-Compliance oder, schlimmer noch, eines Cyber-Angriffs verhindert.

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