Leitfaden zur Vorbereitung auf Ihr SOC 2-Audit

In den SOC 2-Compliance Reports werden Unternehmen geprüft und ihr Einsatz für die Sicherheit der Kunden – auf Grundlage der oben genannten Grundsätze – ermittelt. Dadurch dient die Zertifizierung als verlässlicher Nachweis für Kunden, dass ihre Daten sicher aufbewahrt werden und sie dem Unternehmen ihre Informationen ohne Bedenken anvertrauen können.

SOC-Audits stärken somit das Markenimage und das Vertrauen der Kunden. Darüber hinaus ermöglichen sie es Unternehmen, Schwachstellen zu identifizieren, zu minimieren und so Cyberrisiken zu reduzieren.

Für wen sind SOC 2-Audits konzipiert?

SOC 2-Audits sind für Unternehmen, die Services und Systeme für ihre Business-Kunden bereitstellen (dazu zählen auch Unternehmen, die z.B. Cloud Computing, Software-as-a-Service oder Platform-as-a-Service anbieten). In einigen Fällen verlangen Kundenunternehmen einen Auditbericht, insbesondere wenn das Unternehmen vertrauliche oder sensible Informationen des Kunden benötigt.

Mittlerweise gibt es Unternehmen, die sogar ein SOC 2-Audit als Voraussetzung verlangen, bevor sie mit einem anderen Unternehmen zusammenarbeiten oder Services von ihm beziehen.

Was können Sie bei einem SOC 2-Audit erwarten? 

Nur unabhängige CPAs (Certified Public Accounts) oder externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaften dürfen SOC-Audits durchführen.

Das Auditverfahren umfasst:

• Vollständige Überprüfung des Auditumfangs
• Entwicklung eines Projektplans
• Kontrolltests der Entwicklung und operativen Effektivität
• Dokumentation der Ergebnisse
• Kundenbericht

SOC 2-Reports sind sehr umfangreich, da sie sowohl den Betrieb als auch das Design Ihres Systems untersuchen. Das bedeutet, dass die Erstellung des Berichts durch den Prüfer mehrere Monate und bis zu einem Jahr dauern kann. Der Auditor prüft und testet die Informationssysteme Ihres Unternehmens. Auch wenn es langwierig erscheinen mag, ein Jahr in einen solchen Prozess zu investieren, ist die Arbeit jeden Moment wert. Denn sobald Ihr Unternehmen ein SOC-Audit bestanden hat, gibt es keine Zweifel mehr an seinem hohen Sicherheits- und Compliance-Level.

Checkliste zur Vorbereitung auf SOC 2

Das Wichtigste auf dem Weg zu einem SOC-Audit ist es, den Prozess optimal vorzubereiten.

Hier sind einige Dinge, die Sie im Vorfeld tun können, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Audit mit Bravour bestehen:

1. Wählen Sie den richtigen Typ des SOC 2-Reports. 

Es gibt zwei Unterkategorien des SOC 2-Reports. Wählen Sie die Kategorie aus, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Kunden und den von Ihrem Unternehmen angebotenen Services passt. So können Sie sicherstellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus dem Prozess ziehen.

Die zwei Arten der SOC 2-Reports sind:

• SOC 2 Typ 1: In diesem Bericht wird bewertet, inwieweit Ihr Unternehmen die im SOC 2 definierten Sicherheitsrichtlinien und -kontrollen einhält.
• SOC 2 Typ 2: Typ 2 umfasst alle Komponenten eines Typ-1-Berichts, fügt jedoch Kontrolltests hinzu, die über einen längeren Zeitraum durchgeführt werden.

Welcher Report für Ihr Unternehmen der richtige ist, hängt von den Produkten und Services Ihres Unternehmens oder den Anforderungen des Kunden ab, der das Audit verlangt.

2. Bauen Sie ein starkes Compliance-Team auf.

Der Prozess, eine SOC 2-Zertifizierung zu erreichen, kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Mit den richtigen Schritten können Sie den Prozess optimieren. Eine der effektivsten Methoden, einen reibungslosen Zertifizierungsprozess sicherzustellen, ist der frühzeitige Aufbau eines starken Compliance-Teams. Dazu gehört die Identifizierung aller relevanten Rollen und die optimale Zuteilung der verantwortlichen Mitarbeiter.

Zu diesen Rollen gehören:

• Executive Sponsor: Dieses Teammitglied kommuniziert mit den C-Level-Führungskräften und berichtet über Sicherheitsbedenken oder andere relevante Themen.
• Projektleiter: Der Projektleiter koordiniert alle SOC 2-Aktivitäten und die anderen Teammitglieder.
• Hauptautor: Der Hauptautor ist für das Verfassen aller Berichte verantwortlich und stellt sicher, dass die Kommunikation reibungslos verläuft.
• IT- und Sicherheitspersonal: Ihr IT- und Sicherheitspersonal ist dafür verantwortlich, die Sicherheit Ihres Unternehmens und die Fähigkeit, effektiv auf Bedrohungen zu reagieren, nachzuweisen und zu demonstrieren.
• Juristisches Personal: Es ist nie zu früh, Ihre Rechtsabteilung einzubeziehen. Sie benötigen ihre Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, der Erstellung von Verträgen und der Aktualisierung Ihrer Dokumentation während des gesamten SOC 2-Prozesses.
• Externe Berater: Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen zum ersten Mal einem SOC-Audit unterzogen wird oder sich seit der letzten Zertifizierung erheblich verändert hat. Externe Unternehmen oder Berater können Sie effektiv durch den Prozess begleiten.
  
  

3. Bereiten Sie Dokumente und Richtlinien vor.

Der größte Teil der Vorbereitung auf ein SOC 2-Audit besteht im Zusammentragen der erforderlichen Unterlagen. Ist dies vorab erledigt, können Sie dem Prüfer zu Beginn des Audits bereits alle geforderten Dokumente vorlegen. Prüfer beginnen in der Regel damit, eine Sammlung von Dokumenten und Daten anzufordern, bezeichnet als „Common Population“. Im Laufe des Audits untersucht der Prüfer die folgenden Dokumente:

• Richtlinien: Bereiten Sie sich darauf vor, dass Ihr Prüfer alle vollständigen Richtlinien anfordert, die sich auf die im SOC 2-Framework beschriebenen Sicherheitskontrollen beziehen.
• Prozesse: Der Prüfer wird von Ihnen verlangen, dass Sie Maßnahmen und Aktivitäten Ihres Teams beschreiben. Dazu zählt auch ein Nachweis des Zeitpunkts sowie die Nennung der Person, die für den jeweiligen Prozess verantwortlich ist (z. B. Offboarding- oder Kontoerstellungsprozess).
• Umsetzung: Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn des Audits alle Richtlinien und Prozesse umgesetzt haben.
• Betrieb: Sie benötigen zusätzliche und allgemeinere Informationen, wie z. B. eine Liste der aktuellen Mitarbeiter, Ihre Unternehmensstruktur, alle kürzlich dokumentierten Änderungen sowie umfassende Listen jüngster Sicherheitsvorfälle, die innerhalb des Prüfungszeitraums aufgetreten sind. Darüber hinaus müssen Sie alle im Zeitraum des Audits neu gewonnenen Geschäftspartner oder Drittanbieter offenlegen.

 4. Wählen Sie Ihren Auditor.

Sobald Sie sich für eine Auditform entschieden haben, stellen Sie ein Team zusammen und treffen die anderen relevanten Vorbereitungen. Es ist wichtig, einen Prüfer auszuwählen, dem Sie vertrauen und der die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche versteht. Finden Sie einen Auditor mit viel Erfahrung und bereits durchgeführten Audits in Ihrer Branche. Auch wenn Sie sich für ein Unternehmen entschieden haben, können Sie die spezifischen Mitarbeiter und CPAs auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Prüfer die Compliance-Anforderungen und -Ziele Ihres Unternehmens versteht. Im Idealfall passt er den SOC 2-Prozess an die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche an, damit Sie Ihren Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit bieten können. Anschließend bewertet Ihr Auditor Ihre Sicherheitsprozesse und -maßnahmen und bestätigt das Audit.

5. Vorbereiten, bewerten und verbessern 

Haben Sie alle vorherigen Schritte durchgeführt, können Sie vor dem Audit noch unter anderem folgende Dinge tun:

• Sammeln und bewerten Sie alle vorhandenen Self Assessments und Richtlinien zur Sicherheitskontrolle.
• Ermitteln Sie vorhandene Lücken und welche Informationen in den Dokumenten fehlen. Dazu kann gehören, die Zugriffsberechtigungen neu zu bewerten oder die Art und Weise zu ändern, wie Sie die Wirksamkeit Ihrer Richtlinien messen.
• Sobald Sie die Probleme identifiziert haben, können Sie Ihre bestehenden Sicherheitsrichtlinien und Kontrollsysteme verbessern. Dazu müssen Sie einen Optimierungsplan erstellen. Dieser hilft Ihnen dabei, Ihre Richtlinien und Systeme für eine höhere SOC 2-Compliance zu verbessern.
• Wenn Sie Ihre aktuellen Richtlinien anpassen, testen Sie sie erneut, um ihre Effektivität und Funktion sicherzustellen. Ist dies gewährleistet, können Sie Ihr Audit-Meeting abschließen.

Haben Sie diese fünf Schritte ausgeführt, ist es wichtig, weitere Maßnahmen zur Erhaltung des Sicherheitsniveaus umzusetzen. Regelmäßiges Security Awareness Training gehört zu den effektivsten Methoden, die Sie umsetzen können. Durch Schulungen können Sie Ihre Mitarbeiter für die neue, auf Sicherheit ausgerichtete Agenda gewinnen und ihr Engagement in puncto Unternehmenssicherheit stärken. 
Ihre Mitarbeiter können die größte Schwachstelle Ihres Unternehmens oder Ihr stärkster Schutz vor Schwachstellen und Angriffen sein. Im besten Fall bilden Ihre Mitarbeiter eine Art menschliche Firewall. Sie erlangen ausreichend Wissen und ein starkes Bewusstsein, um potenzielle Bedrohungen zu erkennen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um Ihr Unternehmen zu schützen.

Vorbereitung optimiert den SOC 2-Zertifizierungsprozess

Auch wenn es bis zu einem Jahr dauern kann, kann die Vorbereitung Ihres Unternehmens im Vorfeld zu einem reibungslosen Ablauf des SOC 2-Audits beitragen. Konzentrieren Sie den Aufwand auf die Verbesserung der Sicherheit Ihres Unternehmens, insbesondere auf die laufende Erhaltung des Sicherheitsniveaus zum Beispiel durch Awareness Training für Mitarbeiter. Auf diese Weise können Sie eine kontinuierliche Compliance während des gesamten Auditprozesses und darüber hinaus sicherstellen. 

Geben Sie Ihren Mitarbeitern das erforderliche Wissen weiter, um jederzeit im Interesse Ihres Unternehmens zu handeln. Auf diese Weise erhöhen Sie nicht nur die Sicherheit, sondern weiten auch Ihr Sicherheitsnetz aus, indem mehr Mitarbeiter einen Blick auf mögliche Schwachstellen haben. 

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